¿De verdad sabes organizar tu tiempo?
Antes de ocupar mis días con lo que de verdad quería para mi vida, di cuatro cientos pasos en falso.
No sabía cómo organizar el tiempo para empezar mi proyecto: se me enredaba el calendario, y pasaba las semanas, los meses y los años malgastando mis horas en trivialidades.
Imagínate: me dispersaba con cuatro encargos a la vez; decía que sí a cualquier propuesta sin pensar; me pasaba frente al ordenador de sol a sol (sin grandes resultados); y las redes sociales… ¡ah, las redes sociales!
¿Qué era lo peor de todo? Que corría SIEMPRE, sin parar. Y que perdí demasiadas veces el control de mi ritmo interno. Equilibrio, ¿¡dónde estás?!
Tan exhausta me dejó esa rueda de hámster, que un día saqué la patita y frené. “Hasta aquí he llegado”, me dije. Y no volví a ponerme en marcha hasta asegurarme que era la dueña total y única de mi tiempo.
Cuando empecé a devorar libros, entrevistar a expertos y vivir varios procesos en primera persona (terapia, coaches, retiros), lo vi muy claro: cometemos un montón de errores que impiden que ocupemos nuestro tiempo –que es nuestra vida– con lo que de verdad queremos.
A través de este artículo, quisiera revelarte todo lo que he aprendido (y que todavía, inexplicablemente, no se enseña en las escuelas). Para ello, te contaré…
Los 7 errores que cometemos al organizar el tiempo [y cómo salir del loop]
Y es que, conocer los errores que comentemos al organizar el tiempo es el primer paso para poder evitarlos.
Cuando somos conscientes de ellos, basta con pequeñas estrategias para poder manejar nuestra libertad y tomar el camino que nos lleva a una vida plena de verdad.
Por ello, paso a comentarte algunos de estos errores.
1. Procrastinar – Mañana, please
Yo en esto era una profesional: antes de escribir lo que debía, le echaba una mirada a la prensa o al vídeo gracioso del día, hacía esa llamada urgente o me levantaba tres veces para tomarme un té. No había forma.
En los últimos años, el club de procrastinadores se ha hecho multitudinario: según un estudio de la Universidad de Calgary, en 1978, el 15% de la población era proclive a posponer, mientras que en 2002 esta cifra llegó al 60% (¡Y eso fue hace más de quince años!).
Además, investigué qué le pasa a nuestro cerebro cuando queremos procrastinar: que inventa justificaciones súpersofisticadas. “Esa llamada es vital”, nos decimos, o “es muy importante esta siesta para rendir luego mejor”. Yo era una artista a la hora de dejar lo más importante para después.
Más de la mitad de la población es proclive a aplazar las tareas importantes. Foto por Tim Mossholder
Lo bueno es que, para darle esquinazo a ese impulso, hay cientos de estrategias. Aquí te dejo mis 4 preferidas:
- Los 5 primeros minutos. Concéntrate en el principio, en los 5 primeros minutos de esa tarea que te da pereza o que parece complicada. Para mí son los que más cuestan, pero una vez superado el inicio… ¡el resto fluye a la perfección!
- Modo avión. No tientes tu fuerza de voluntad y dile adiós al teléfono móvil durante unas horas. El modo avión es una pared ninja que te blindará eficazmente de cualquier distracción.
- No hagas nada (inútil). Para alejarte de la procrastinación, evita ocupar tu tiempo con tareas menores. No mires el facebook de tu ex, no busques el horario de ese concierto, huye de la prensa deportiva… En cuanto dejes de lado este tipo de tareas secundarias, la inacción será tan evidente que te pondrás en seguida manos a la obra.
- Mindfulness. Lo sé: el mindfulness funciona para casi todo. También para darte cuenta de cómo tu cabeza empieza a embaucarte para escapar de tus obligaciones. De hecho, en la Universidad de Buckingham han introducido un programa de mindfulness para alumnos y profesores para reducir los efectos de la procrastinación. ¡Tomamos nota, Buckingham!
Bonus: Hay 4 tipos de personas en función de cuál es el lugar donde se nos atasca el tiempo. A mí me ayudó mucho descubrir mi perfil: soy una postergadora de manual. Si quieres saber cuál es el tuyo, puedes hacer este test breve. Como decía Aristóteles –me pongo clásica 😉– “El conocimiento de uno mismo es el primer paso para toda sabiduría”.
2. Listitis – Listas que no ayudan a organizar el tiempo
En mi caso, cuando me entraba el “organizacionismo” duro, no me podía contener: hacía listas y listas de mis tareas pendientes. Había oído que volcarlo todo en el papel era muy recomendable para organizar el tiempo… hasta que descubrí un matiz.
Si vaciamos lo que hay en nuestra cabeza, lo veremos todo más claro. Cierto. Además, podremos priorizar con más facilidad, y nuestra mente estará más liviana y rendirá mejor. Cierto también.
Lo que ocurre es que muchas veces no sabemos organizar una buena lista de tareas, y entonces el remedio resulta peor que la enfermedad.
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de realizar nuestra to-do-list?
- Una sola lista. Un día llegué a tener tantos papelitos que no quedaba espacio libre en la habitación. ¡Agh! Entonces aprendí algo clave: debía centralizar todas las listas en una. Además, descubrí el mundo de las aplicaciones y ¡ah! Fuera tachones y fuera post-its por todos lados. Elegí la app Google Keep (que se puede sincronizar para usarla desde el ordenador y desde el móvil) y, de verdad, la vida es ahora una primavera.
- Apuntar lo básico. Hay tareas que no hace falta escribirlas en tu lista. ¿Cómo saber cuál es el límite? Aquí va el truco: si realizar esa tarea te va a llevar menos de un minuto, ¡hazla directamente! Detenerte para anotarla, probablemente, te llevará más tiempo.
- Prioritario vs secundario. No te olvides de diferenciar las tareas más importantes de las secundarias. Te servirá para decidir por dónde empezar y cuáles puedes dejar para más adelante si el tiempo te pisa los talones. ¿Parece una nimiedad? Pues son los cimientos de tu casa, créeme.
3. Multitasking – ¡Qué productiva soy!
“A multitaskera no me gana nadie”. Antes me vanagloriaba de mi capacidad de hacer trescientas cosas a la vez. ¡Qué eficacia! –me decía– mientras abría otra ventana en el navegador. Pobrecita yo.
El shock vino cuando leí que el multitasking no solo empeora nuestra gestión del tiempo, sino que también provoca cosas horribles en el cuerpo. Por ejemplo:
- Te revolucionas hormonalmente. Tu metabolismo reacciona porque lee la situación de estrés como una alerta: aumenta la segregación de adrenalina y cortisol (la hormona del estrés) a todo trapo, y tu cerebro -hiperestimulado- queda afectado por una especie de niebla.
- Eres menos inteligente. Se calcula que tu Coeficiente Intelectual efectivo cae en 10 puntos. Un estudio del Gresham College de Londres calculó que el deterioro cognitivo es el mismo que el que causa la marihuana. ¡Wow!
- Despiste cerebral. Nuestro cerebro funciona como un bibliotecario que ordena la nueva información en el hipocampo, colocándola en estanterías bien clasificadas y rotuladas. Bajo la influencia del multitasking, el cerebro se ofusca y empieza a dejar los datos en cualquier lugar: en la cocina, en la escalera, en el mueble del baño. En realidad, el cerebro “multitaskero” almacena parte de la nueva información en el llamado cuerpo estriado, que es donde deberían acumularse las nuevas habilidades. Lío total.
- Agotamiento. A grandes velocidades, tu cerebro quema glucosa oxigenada (su alimento) a ritmo frenético. El resultado es que perdemos energía y quedamos exhaustos muy pronto.
¿Solución? En este punto se trata más de una cuestión de decisión. Cuando te des cuenta de que empiezas a actuar como un pulpo, recuerda que tu cuerpo (y tu cerebro) se está volviendo loco por todos lados.
No lo dudes, vuelve al carril de la vía única. No hay pérdida (y hay paz).
4. Disponibilidad total – Decir sí a todo
Muchas veces decimos que sí solo por miedo. Tememos que la otra persona se enfade, que nos estemos perdiendo algo importante (un proyecto, un plan con muy buena pinta) o que luego los remordimientos no nos dejen en paz (¿cómo habré sido tan poco solidaria para no echarle un cable?).
O eso, por lo menos, es lo que me pasaba a mí. Por ello, yo estaba disponible para todos, siempre, con la sonrisa puesta. Hasta que descubrí que decir siempre que sí (o no saber decir que NO), es una costumbre nefasta.
¿Hay para tanto, Ana Claudia? Totalmente. Porque si aceptas sin filtros las propuestas de los demás, no estás teniendo en cuenta tus propias necesidades. Estás viviendo tu vida según las prioridades de los otros (Y la responsabilidad de tu vida es tuya, ¡no la entregues!).
Aprender a decir que no es clave para organizar mejor el tiempo. Foto por Brandi-Redd
Te cuento dos formas que he descubierto para poder decir que “no” con más facilidad. Fueron 2 flotadores en medio del ancho mar.
- Retraso la decisión. Cuando me lanzan una propuesta, me doy un tiempo para contestar. “Te digo algo mañana”, anuncio. Y así puedo recapacitar con calma si realmente quiero llenar mis horas con esa actividad.
- Practico la asertividad. Decir que no con calma –y hasta con una sonrisa– me parece maravilloso. Muchas veces la incomodidad que nos provoca rechazar a alguien/algo nos pone irritables y no acertamos a contestar con amabilidad. Al principio, lo confieso, costaba. Pero, por suerte, es como un músculo más: se fortalece a medida que ejercitas. Una receta sencilla para decir NO: comenta algo positivo sobre el plan o propuesta que te hagan y, seguidamente, explica con sinceridad (si es posible) por qué no la aceptas.
Para terminar, te dejo con una frase impactante donde las haya: “La diferencia entre la gente exitosa y la gente muy exitosa es que los segundos dicen ‘no’ a casi todo” (la dijo ni más ni menos que Warren Buffet, un súpermillonario estadounidense).
5. Ignorar los imprevistos – ¡Vaciemos las agendas!
Una de las claves para llevar una vida armónica es saber organizar el tiempo. En eso hay consenso. Pero, como os podréis imaginar, existe un tipo de eventos que se resiste a la programación: los imprevistos.
Ya sabes, se me estropea el coche, se bloquea el ordenador, mi hijo se pone enfermo… ¿Cómo salvamos ese imprevisto sin perder la calma y sin que el calendario diario se descalabre? Pues con un tip que me encanta; porque es muy sencillo, pero lo cambia todo.
El secreto consiste sencillamente en dejar dos horas en blanco al día. Dos horas libres, sin ninguna tarea asignada. ¿Solo eso? Así es: la estrategia consiste, simplemente, en no abarrotar la agenda y en dejar un lapso de tiempo libre para hacer frente a cualquier urgencia, con calma y sin perder nuestro equilibrio. Pruébalo y ya me contarás.
Nota: Si no consigues liberar dos horas a tu día, vuelve al punto nº4 😉
¿Cómo diseñas tu agenda diaria para organizar el tiempo y afrontar tus imprevistos? Foto por Anete Lusina
6. Los ladrones de tiempo – No gestionarlos correctamente
Hoy en día, estos son algunos de nuestros mayores ladrones de tiempo, y son responsables de innumerables fugas:
- Fuga número 1: abrir el correo electrónico constantemente y sentirse en la obligación de responder al minuto.
- Fuga número 2: repasar las redes sociales sin descanso en busca de novedades o distractores (¿sabías que un estudio determinó que se nos van 20 horas semanales con ellas? ¡es media jornada laboral!).
- Fuga número 3: Whatsapp on fire, grupos incluídos.
- Fuga número 4: posibles llamadas entrantes en todo momento.
Atención a este dato: cada vez que algo nos desvía de nuestra tarea, tardamos 23 minutos en concentrarnos de nuevo (lo midieron desde el departamento de Informática de la Universidad California).
Por eso, para mí, la tecnología fue una tortura en los primeros años: ¿quién puede resistirse al atractivo de estos ladrones del tiempo y, a la vez, conseguir productividad y foco? Yo no.
Y parece ser que somos muchos, porque la compulsión de revisar todos nuestros canales de información responde a un sistema de recompensa que funciona como pura droga para nuestro cerebro (según varios estudios de distintas universidades, entre ellas la de Harvard).
Visto el panorama, un día tomé cartas en el asunto. ¡Había que organizar el tiempo! No estaba dispuesta a renunciar a la tecnología, pero tampoco a dejarme dominar por ella (¡esa soy yo! 😊). Así que me impuse tres normas sencillas:
- Revisar el correo electrónico dos veces al día. Yo lo hago a las 12h y a las 18h, justo después de trabajar sin interrupción durante las tres horas anteriores.
- Silenciar el móvil. De esta forma soy yo quien decide cuándo usar el dispositivo para sacarle el máximo provecho, y no al revés. “¿Y si te llaman por algo urgente?”, me preguntan mis amigas. “No os preocupéis, lo reviso cada dos horas”, les contesto yo.
- Tener el Facebook bajo control. Para ello, me instalé el navegador Chrome el programa gratuito Stayed Focusd, que te permite designar cuándo y cuánto tiempo quieres dedicarle. Genial: compruébalo.
7. Hacer, hacer, hacer – La fórmula fallida
Si no tenemos tiempo suficiente para terminar nuestras tareas, ¿qué solemos hacer?
Mi solución estrella pasó muchas veces por robarle tiempo al descanso: quitarme horas de sueño, o llegar en completo frenesí al fin de semana con una lista interminable de “hayques”.
Lo único que conseguí forzando la máquina fue mucho cansancio y baja productividad.
A menudo, cuando el tiempo nos presiona, nuestro recurso automático es la acción desmedida. Foto por Timon-Studler
Un día, entré al despacho de mi jefe sin llamar a la puerta (ups) y lo encontré sentado en su silla, mirando al techo, sin hacer nada. Salí escopeteada, muerta de la vergüenza: “lo pillé haciendo el vago”, me dije. Muchos años después, me di cuenta de lo que estaba haciendo mi director. Ojo al dato: estaba pensando.
Ese fue uno de mis grandes descubrimientos: nos detenemos muy poco a pensar en qué hacer con nuestras horas/vidas. En vez de parar, tomar aire y meditar una estrategia conveniente para realizar nuestros objetivos, simplemente nos lanzamos a la acción, con ansia loca, como un pollo sin cabeza. Así vivía yo hasta que supe frenar. Frenar. Seis letras, pero ¡qué difícil! La sociedad al completo parece estar diseñada para que seamos máquinas imparables, listas para ejecutar.
Después de aquel jefe reflexivo empecé a fijarme (vivan las entrevistas) en todas aquellas personas que logran lo que desean. Me di cuenta de que todas ellas guardan dos ases en su manga, en relación a la gestión del tiempo:
- Se dan tiempo para pensar.
- Se dan tiempo para descansar
Dos autopistas directas para madurar las ideas que nos permiten tomar las decisiones correctas y actuar cargados de (buena) energía.
Si te interesa profundizar más sobre la gestión del tiempo, te recomiendo que revises este artículo
Deja de Ignorar tu caos. ¡Llegó la hora!
Tengo decenas de amigos que saben que viven una vida desordenada, que el tiempo se les escapa por todos los agujeros, y que eso les trae mucha infelicidad y frustración.
“¿Y por qué no haces nada para cambiarlo?”, les pregunto a menudo. Pero, en el fondo, sé que es difícil porque nunca nadie nos enseñó cómo hacerlo. En la escuela nos han preparado hasta ahora para un sistema económico donde los jefes manejan tu tiempo y deciden por ti: ahora trabaja, ahora come, ahora vete a casa a descansar.
No obstante, los tiempos están cambiando, y el panorama laboral también. Leí que, el año pasado, en España, se inscribieron cada día 245 nuevos autónomos (un montón); y dicen los expertos que en el futuro las empresas no tendrán asalariados, sino que todos serán trabajadores independientes.
Si aprendemos a organizar el tiempo podremos conquistar la verdadera libertad. Foto por Bayu Jefri
¿No es el momento, entonces, de aprender a organizar el tiempo? ¿No es momento de aprender a descifrar qué queremos de nuestras vidas y de nuestro día a día? Y perdonad el tono de guerrera amazona encendida; pero, ¿no es el momento de dejar de ignorar nuestro caos?
Yo digo que nuestro reto, como personas y como generación, es ponernos ya en marcha para conquistar nuestro reloj y, así, nuestra verdadera libertad. Además, siendo nuestro tiempo limitado ¿no crees que deberíamos sacarle partido para encontrar la plenitud?
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Como ves, el tema de organizar el tiempo me tiene deslumbrada, pues he descubierto lo mucho que cambia una vida al hacerlo.
Sin embargo, creo que ya he hablado bastante, así que te paso a ti el turno de palabra.
Cuéntame:
¿Cuál es tu principal impedimento para ser el dueño de tu tiempo? ¿Crees que estos recursos te pueden ser de utilidad? ¿Qué más necesitarías para empezar a organizarte y hacer, por fin, lo que más quieres con tus horas?
Déjanos tus comentarios más abajo. Será un placer leerte.
P.D. Foto de portada: Artem Bali
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Bio Ana Claudia Rodríguez
Ana Claudia es periodista y autora del blog “Y si de repente”, donde cuenta en primera persona, como un conejillo de indias, los retos que se propone. Ha trabajado para medios como La Vanguardia, la cadena SER o Newsweek, pero ahora lo que de verdad le interesa es ayudar a los otros en lo que ella lleva años indagando: el cambio y los nuevos desafíos. Puedes seguirla en el blog Y si de repente, en Youtube y en Facebook.
Toñi dice
Hola Ubay ,
Mi enhorabuena por tu trabajo ,
Sí ,efectivamente ,ya hace tiempos que vivo ,en el aquí y ahora ,[Hago todo lo que pueda en el aquí y ahora ]
Nosotros mandamos ,en como hacemos ,decimos y pensamos ,,,Desde la mente quieta ,
El resto ,ya no tenemos poder sobre nosotros ,el mañana ,en unas horas ,,,Nos pueden pasar mil cosas ,sin que seamos consecuentes de ello ,es decir,Hay un algo ,,,,Que manda sobre nosotros ,,,
Para -SER-felices ,es disfrutar ,del momento en todo lo que hacemos ,desde el cariño y amor neutro ,es una fuente muy valiosa ,Cuando ,la conocemos ,nos cambia ,nuestra perspectiva de ver la vida de sentirla en su todo ,con todo ,,,,
Ana Claudia Rodríguez dice
Hola, Toñi:
Me alegro mucho de que te haya gustado el artículo. 🙂 ¡Gracias por tu comentario!
Además, creo que tienes toda la razón: cuando tenemos la mente quieta podemos conectarnos con ese lugar íntimo nuestro del que surgen toda las certezas.
Allí siempre encuentro yo la fuente de toda tranquilidad. Pero, tengo que confesártelo, a veces me despisto con las distracciones: la tecnología, el ritmo frenético, los propios miedos. Por eso a mí me ayuda tener presente de dónde vienen todas esas interferencias. Me es mucho más fácil verlas y apartarlas si las conozco bien. No me pillan desprevenida 😉
Un abrazo y gracias otra vez,
Ana Claudia
Ubay Serra Sánchez dice
Hola Toñi,
Gracias a ti por tu participación y por tu comentario. Hoy, sin embargo, no me corresponde a mí contestarte, sino a mi compañera Ana Claudia 😉
En cualquier caso, estoy de acuerdo contigo en que puede ser muy útil vivir el presente, el aquí y el ahora.
Un fuerte abrazo
Amaya dice
Durante muchos años, viví prisionera del reloj. Una de mis mayores liberaciones fue el primer día que me atreví a salir sin un reloj a la calle. Ni me imaginaba que algo así era posible.
Ahora, no voy a decir que vivo el momento porque no es verdad. El reloj y las obligaciones siguen tirando bastante de mí y tengo que estar atenta para no dejarme arrastrar. Pero intento dedicar tiempo todos los días a actividades que me resultan agradables (antes nunca tenía tiempo para ellas) y ya no me siento culpable (bueno, algo aun sí, pero no tanto como antes) si pospongo alguna «obligación». Como dice el artículo, qué complicado es frenar!!!!!!! El mundo que nos rodea nos lleva a hacer, hacer, hacer… Pero creo que «no hacer nada» es, en ocasiones, hacer mucho.
Ana Claudia Rodríguez dice
Hola, Amaya:
Gracias por tu comentario. Me encanta lo bien que explicas cómo las cosas no cambian (las circunstancias, las obligaciones, las prisas), sino el modo en que nos las tomamos.
Es muy complicado frenar, yo también pienso lo mismo. Hablaba el otro día con un amigo que me decía: «ahora tenemos que estar muy preparados para ser salmones que nadan todo el tiempo contra corriente». Para mí, es uno de los retos que tenemos los seres humanos del siglo XXI: estar atentos, como tú practicas, para que lo menos trivial no nos absorba y podamos alcanzar la plenitud cotidiana.
¡Vamos bien encaminados!
¡Un abrazo y gracias otra vez!
Ana Claudia
Amaya dice
Hola Ana Claudia,
Me ha gustado el ejemplo de los salmones
Ana Claudia Rodríguez dice
A mí también me encantó, Amaya. Somos los salmones más musculados de la historia 😉
TOÑI PONS VINENT dice
GRACIAS ,ANA CLAUDIA,,Disculpa por la confusión,,,,
Un besito,,,Desde el- AQUÍ Y AHORA-,,,,,,
Ana Claudia Rodríguez dice
¡Cero problema, Toñi!
¡Un beso también para ti!
Ana Claudia
Ana Claudia Rodríguez dice
¡Cero problema, Toñi!
¡Un beso también para ti!
Ana Claudia
ruben dice
muy buen artículo,
bastante claro, conciso, y con buenos ejemplos.
Hay cosas que tenía en cuenta y otras que me han resultado muy cercanas.
Un saludo para ambos.
Ana Claudia Rodríguez dice
¡Hola, Rubén!
Muchas gracias por tu comentario. Me alegro de verdad que te haya gustado.
¡Un abrazo!
Ana Claudia
Ubay Serra Sánchez dice
?Què tal, Ruben?,
Como ves, Ana Claudia es una máquina con la gestión del tiempo. A ver si llegamos a aplicar todo lo que nos comenta 😉
Gracias por pasarte por aquí
Un abrazo, crack!